…Usprawnij organizację konferencji

AS-SOK to oprogramowanie wielomodułowe wspierające obsługę konferencji i kongresów w okresach:

• przed wydarzeniem (internetowa rejestracja i administracja zgłoszeniami uczestników, korespondencja z uczestnikami),
• w trakcie wydarzenia– recepcja elektroniczna(rejestracja uczestników/ wystawców/ wykładowców, w razie potrzeby bieżący wydruk identyfikatorów, kontrola uprawnień lub obecności za pomocą kodów lub kart magnetycznych, wydruk certyfikatów …),
• po wydarzeniu (dystrybucja materiałów lub korespondencja pokonferencyjna, generacja różnego rodzaju statystyk i raportów…).

 
System AS-SOK udostępniany na serwerze AltaSoft. Przystosowany jest do jednoczesnej obsługi wielu konferencji. Składa się z kilku modułów, które mogą być używane niezależnie. W sumie pozwalają one na automatyzacje procesów związanych z obsługa konferencji od momentu rejestracji pierwszych zgłodszeń uczestników po statystyki obecności po zakończeniu wydarzenia.

Moduł Internetowej Rejestracji
Przeznaczony jest dla uczestników rejestrujących się internetowo – także za pomocą urządzeń mobilnych. Umożliwia wybór przez uczestników ścieżek edukacyjnych i rezerwację ewentualnych usług dodatkowych (np. hotelu, biletu na koncert itp.). Integrujemy go z istniejącą stroną konferencyjną lub na życzenie Klienta tworzymy całą nową stronę konferencji.

Moduł Administracyjny
Przeznaczony jest dla organizatora konferencji i umożliwia zarządzanie konferencją w tym np. dodawanie, edycję, zgłoszeń, różnego rodzaju raporty i eksporty danych, wysyłanie korespondencji elektronicznej także sygnowanej kodem uczestnika. Dostęp do modułu możliwy jest z dowolnego miejsca za pomocą przeglądarki internetowej po podaniu loginu i hasła.

Elektroniczna recepcja (Moduł Rejestracji Lokalnej)
Służy do rejestrowania – także za pomocą czytników kodów albo czytników kart, obecności uczestników na konferencji, zmiany ich rezerwacji bądź dokonania rezerwacji dodatkowych usług. Umożliwia na bieżąco personalizację lub wydruk identyfikatorów i certyfikatów. Moduł ten zapewnia również bieżący dostęp do aktualnych statystyk konferencji (ilość przybyłych uczestników, ilość oczekiwanych uczestników, podziały ze względu na typ uczestnictwa np. przedstawiciele, wykładowcy, uczestnicy i wiele innych zestawień). Może korzystać z danych gromadzonych przez moduł rejestracji internetowej lub moduł administracyjny lub danych importowanych. Opiera się na sieci lokalnej wraz z serwerem lokalnym, który może wymieniać dane z serwerem Internetowym. Elektroniczna recepcja zazwyczaj składa się z infrastruktury sieciowej, serwera i jednego do kilku stanowisk rejestracyjnych (laptop + czytnik), drukarek służących do wydruku/personalizacji identyfikatorów (1 drukarka na 2 stanowiska rejestracyjne) i co najmniej jednej drukarki do personalizacji/wydruku certyfikatów.

Moduł Kontroli Uprawnień
W przypadku użycia kodów na identyfikatorach lub kodowanych kart magnetycznych, pozwala na szybką weryfikację uprawnień uczestnika w zakresie określonych usług (np. na kontrolę wstępu na niektóre zajęcia) oraz na ewidencję obecności lub określenie stopnia wykorzystania danej usługi (np. liczba osób obecnych na wykładzie, ale też np. liczba wydanych obiadów itp.). Stanowisko kontroli uprawnień składa się z laptopa z czytnikiem posiadającego dostęp do sieci Modułu Rejestracji Lokalnej (aczkolwiek w przypadku braku takiego dostępu, stanowisko może pracować na danych importowanych lub dostępnych w momencie utracenia połączenia).

 
AS-SOK udostępniany jest w całości lub w zakresie określonych modułów w ramach usługi wykonywanej przez AltaSoft na rzecz klienta końcowego.

W przypadku Modułu Internetowej Rejestracji i Modułu Administracyjnego podłączamy moduł rejestracyjny do istniejącej strony konferencji lub tworzymy stronę konferencji na naszym serwerze, definiujemy konferencje w systemie, a klient otrzymuje dane dostępowe do systemu umożliwiające mu administrowanie swoimi konferencjami. Jesteśmy do dyspozycji Klienta w zakresie wsparcia, serwisu i drobnych zmian do momentu wygaśnięcia umowy (zazwyczaj nie krócej niż do momentu zakończenia wydarzenia) i przekazania bazy danych.

W przypadku chęci skorzystania z Elektronicznej Recepcji – z lub bez Modułu Kontroli Uprawnień, ustalamy z Klientem format importu danych, szablony wydruków itp. W ramach usługi dostarczamy sprzęt i oprogramowanie, konfigurujemy całość, w razie potrzeby tworzymy swoją infrastrukturę sieciową i szkolimy ewentualny personel recepcji (aczkolwiek możemy dostarczyć własny). Do dyspozycji klienta na miejscu w trakcie konferencji jest dwóch techników.

W związku z koniecznością konfiguracji AS-SOK pod konkretne wydarzenia lub pod konkretne procedury obsługi wydarzeń, wszystkich zainteresowanych prosimy o kontakt co najmniej 4 tygodnie przed daną konferencją czy kongresem.

 
Z oprogramowania w różnych konfiguracjach skorzystano no m.in. przy okazji konferencji i kongresów:

• Europejskiego Kongresu Małych i Średnich Przedsiębiorstw (edycja 2012)
• Polskiego Towarzystwa Otorynolaryngologów Chirurgów Głowy i Szyi (2010, 2011r)
• Spotkania Stowarzyszenia GARD (Agenda WHO) – 2010r
• Polskiego Towarzystwa Alergologicznego (VII i IX Międzynarodowy Kongres PTA oraz kolejne edycje od 2006 roku Konferencji Szkoleniowej i Forum Ekspertów )

 
Wyślij zapytanie –opisz krótko swoje oczekiwania. Nasz konsultant skontaktuje się z Tobą asap.